Pflichtenheft - wenn Vorstellungen übereinstimmen sollen

Was ist ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft ist die Lösung für das Problem, dass Sie als Auftraggeber etwas haben möchten, das es noch nicht gibt - und dieses "etwas" dem, der es anfertigen soll, irgendwie beschreiben müssen.

Wenn Sie mit professionellen Webdesignern zu tun haben, hören Sie daher früher oder später das Wort "Pflichtenheft". Anders ausgedrückt: kommt das Wort innerhalb der Vertragsanbahnung nicht vor, sollten Sie sich nach einem anderen Designer umschauen.

Pflichtenhefte gibt es in vielen Bereichen der Industrie, zum Beispiel beim Maschinenbau. In ähnlicher Form aber manchmal unter anderem Namen kommt es bei jeder Auftragserteilung zum Einsatz, die folgende Merkmale hat:

• Designvorstellungen von Auftraggeber und Auftragnehmer müssen abgestimmt werden
• Anforderungen bzgl. Usability, Bedienung oder Nutzung sollen übereinstimmen
• technische Lösungen sollen frühzeitig getestet werden können
• Umbau oder Umgestaltung nach Fertigstellung wäre überproportional teuer oder aufwändig

Grundsätzlich geht es beim Pflichtenheft darum, dass Vorstellungen einer Partei von einer anderen Partei umgesetzt werden müssen. Insoweit erfüllt das Pflichtenheft einfach die Funktion, die beim Bildhauer oder bei Architektur-Projekten das Modell erfüllt.

Ein Pflichtenheft ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertrages, den Sie mit Ihrer Online-Agentur oder Ihrer Webdesign-Firma abschließen; es legt so genau wie möglich die Pflichten beider Seiten fest. Daher steht darin auch, bis wann der Auftraggeber welche Leistung zu bezahlen hat und welche Informationen er zur Verfügung stellen muss.

Für das Pflichtenheft selbst gibt es keine Standards, obgleich es inzwischen auch Firmen gibt, die Software dafür anbieten. Eigentlich ist aber die Anlage eines Pflichtenheftes die Aufgabe der Projektleitung.

Pflichtenheft beim Webdesign

Ein Webdesign-Projekt wird zunächst mit einer Besprechung beginnen. Die Ergebnisse dieser Besprechung gilt es festzuhalten. Der Vorteil eines Pflichtenheftes ist, dass durch seine Erstellung beide Seiten genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wie es umzusetzen ist, kann abgesprochen werden. Idealerweise wird das Pflichtenheft durch ein Mockup ergänzt, das ebenfalls im Pflichtenheft beschrieben werden kann. Üblicherweise erstellt der Auftragnehmer das PH in einer ersten Version und legt es dann dem Auftraggeber vor. Sind beide Seiten einverstanden (Schriftform!), so wird das Pflichtenheft Vertragsbestandteil. Es kann - in beiderseitigem Einverständnis - während des Vertrages angepasst oder überarbeitet werden.

• Dringend notwendige Festlegungen im Pflichtenheft:

1. Termine - was wird bis wann geleistet, umgesetzt oder bezahlt?
2. Hauptleistung - so genau wie möglich
3. Nebenleistungen (z.B.: Dokumentation) - so exakt wie möglich
4. Einzuhaltende Standards, d.h.: Qualitäts-Anspruch; fachliche Standards (W3C-Konformität, Browser-Kompatibilität, HTML-Standard, Barrierefreiheit etc.)
5. Durchzuführende Tests
6. Art und Termin der Abnahme
7. Zahlungsmodalitäten

Weniger wichtige Fakten sollten im Pflichtenheft auch als solche gekennzeichnet werden, da sie häufig auslegungs-bedürftig sind, was ein häufiger Grund für Konflikte ist. Daher empfiehlt es sich, diese als Soll-Vorschriften zu gestalten und auch klarzustellen, dass Verletzung oder Verstoß kein Grund zum Rücktritt vom Vertrag ist.

Praktische Probleme beim Pflichtenheft können sich durch zu große Regelungswut ergeben; hier zeigt die Erfahrung, dass sich dabei aber auch problematische Vertragspartner frühzeitig erkennen lassen - und dann muss reagiert werden. Wird etwa der Webdesigner sich weigern, Browser-Kompatibilität zu gewährleisten, so muss unter Umständen das Gesamtprojekt in Frage gestellt - oder das Marketing angepasst werden. Denn es gibt (leider) durchaus Auftraggeber, denen nur ein spezieller Browser wichtig ist.

Das Pflichtenheft ist vor allem deswegen eine gute Idee für IT-Projekte, weil es gewährleistet, dass regelmäßig kommuniziert wird. Eine Webdesign-Firma, die dabei Freundlichkeit, Kompetenz und Verlässlichkeit zeigt, macht dem Kunden die Zusammenarbeit angenehm und kann frühzeitig im Projekt punkten.

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